Înscrieri • Anulări • Rambursări
Politica de rezervare și anulare
Prezenta politică stabilește condițiile generale privind înscrierea, confirmarea locurilor, plata, anularea participării, înlocuirea participanților, reprogramarea activităților și rambursarea sumelor aferente cursurilor și evenimentelor organizate sau promovate de ARSSM.
Domeniul de aplicare
Cui se aplică această politică?
Prezenta Politică de rezervare și anulare stabilește regulile generale privind înscrierea și participarea la activitățile organizate sau promovate de ARSSM și completează informațiile specifice comunicate pentru fiecare program în parte.
Activitățile vizate
Politica se aplică tuturor programelor pentru care ARSSM gestionează procesul de înscriere, rezervare sau confirmare a participării, indiferent dacă acestea sunt organizate direct sau în parteneriat cu alte organizații.
- cursuri și programe de formare profesională;
- workshopuri și sesiuni practice;
- seminare și conferințe;
- congrese și evenimente profesionale;
- webinarii și programe online;
- alte activități pentru care este necesară rezervarea unui loc.
Persoanele cărora li se aplică
Prezenta politică se aplică tuturor persoanelor fizice sau juridice care transmit o solicitare de înscriere, rezervă un loc, efectuează o plată ori participă la una dintre activitățile menționate.
În cazul înscrierilor realizate de angajatori pentru propriii salariați, prevederile prezentei politici se aplică atât organizației care realizează înscrierea, cât și participanților desemnați, în măsura în care acestea sunt relevante.
Condiții generale și condiții specifice
Prezenta politică stabilește cadrul general aplicabil tuturor activităților, însă fiecare curs sau eveniment poate avea condiții specifice privind perioada de înscriere, plata, numărul minim de participanți, reprogramarea, anularea sau rambursarea.
Aceste condiții sunt comunicate în pagina programului, în oferta transmisă, în formularul de înscriere, în contract sau în confirmarea participării și fac parte din documentația aplicabilă.
Acceptarea condițiilor
Transmiterea unei solicitări de înscriere, rezervarea unui loc sau confirmarea participării presupune că persoana interesată a luat cunoștință de condițiile aplicabile activității respective.
În cazul unei diferențe între prevederile generale ale prezentei politici și condițiile specifice comunicate pentru un anumit program, vor avea prioritate condițiile specifice aferente acelui program, în măsura în care acestea nu contravin legislației aplicabile.
Procesul de înscriere
Rezervarea și confirmarea locului
Transmiterea unei solicitări de înscriere reprezintă începutul procesului de rezervare. Participarea este considerată confirmată numai după verificarea disponibilității locului și comunicarea expresă a confirmării de către ARSSM sau de către partenerul care gestionează programul respectiv.
Modalități de înscriere
Solicitarea de înscriere poate fi transmisă prin modalitatea indicată pentru activitatea aleasă.
- formularul de înscriere disponibil pe site;
- formularul unei platforme partenere;
- e-mailul indicat în pagina programului;
- ofertă sau formular transmis direct unei organizații;
- telefonic, atunci când această modalitate este acceptată;
- alte canale comunicate în mod expres pentru activitatea respectivă.
O solicitare transmisă printr-un canal neoficial sau către o adresă care nu este destinată înscrierilor poate necesita confirmări suplimentare înainte de a fi înregistrată.
Etapele procesului de confirmare
- Transmiterea solicitării Persoana interesată completează formularul sau transmite datele necesare înscrierii.
- Verificarea informațiilor Sunt verificate disponibilitatea locului, datele participantului și eventualele condiții de eligibilitate.
- Rezervarea provizorie Locul poate fi reținut temporar până la completarea documentelor sau îndeplinirea condițiilor de plată.
- Confirmarea participării Înscrierea devine fermă după transmiterea confirmării scrise și, acolo unde este cazul, după încasarea taxei.
- Transmiterea informațiilor finale Participantul primește detaliile privind programul, locația, accesul online, materialele sau documentele necesare.
Datele necesare înscrierii
Pentru înregistrarea și administrarea participării pot fi solicitate datele necesare identificării participantului, comunicării, facturării și eliberării documentelor aferente programului.
- numele și prenumele participantului;
- adresa de e-mail și numărul de telefon;
- denumirea angajatorului sau a organizației reprezentate;
- datele de facturare ale persoanei fizice sau juridice;
- funcția, profesia sau domeniul de activitate;
- datele necesare eliberării diplomei sau certificatului;
- documente privind studiile sau calificarea, unde este cazul;
- alte informații strict necesare programului ales.
Datele solicitate diferă în funcție de tipul activității și sunt prelucrate în conformitate cu Politica de confidențialitate ARSSM.
Corectitudinea informațiilor transmise
Persoana care realizează înscrierea răspunde pentru corectitudinea, caracterul complet și actualitatea datelor comunicate.
ARSSM nu răspunde pentru imposibilitatea transmiterii confirmărilor, facturilor, materialelor sau documentelor de participare atunci când aceasta este determinată de date eronate ori incomplete furnizate la înscriere.
Orice modificare privind participantul, datele de contact sau facturarea trebuie comunicată într-un termen rezonabil înainte de desfășurarea activității.
Verificarea eligibilității
Pentru anumite cursuri sau programe pot exista condiții privind nivelul studiilor, calificarea, experiența profesională, funcția ocupată ori absolvirea prealabilă a unui alt program.
ARSSM poate solicita copii ale diplomelor, certificatelor, adeverințelor sau altor documente justificative înainte de confirmarea definitivă a participării.
Neîndeplinirea condițiilor obligatorii poate conduce la imposibilitatea confirmării înscrierii, chiar dacă solicitarea a fost transmisă în termen.
Locuri limitate și ordinea înscrierilor
Atunci când numărul de locuri este limitat, solicitările sunt soluționate, de regulă, în ordinea înregistrării și a îndeplinirii condițiilor comunicate pentru programul respectiv.
Simpla completare a formularului nu garantează rezervarea unui loc atunci când capacitatea activității a fost atinsă, plata nu a fost efectuată în termen sau documentele necesare nu au fost transmise.
Lista de așteptare
Dacă toate locurile sunt ocupate, persoana interesată poate fi înscrisă pe o listă de așteptare, cu acordul acesteia.
Înscrierea pe lista de așteptare nu reprezintă confirmarea participării și nu creează obligația ARSSM de a suplimenta numărul de locuri.
În cazul eliberării unui loc, persoanele aflate pe listă vor fi contactate în funcție de ordinea înregistrării, termenul rămas și condițiile activității.
Confirmarea participării
Confirmarea poate fi transmisă prin e-mail, prin platforma de înscriere, prin contract, factură, mesaj scris sau prin alt mijloc indicat în documentația programului.
Confirmarea poate include informații privind:
- denumirea și data activității;
- locația sau datele de acces online;
- programul și intervalul orar;
- taxa și termenul de plată;
- documentele necesare participării;
- condițiile de anulare, înlocuire sau reprogramare;
- persoana de contact pentru informații suplimentare.
Solicitarea nu înseamnă automat confirmare
Mesajul automat transmis după completarea unui formular poate confirma numai înregistrarea solicitării, nu și rezervarea fermă a locului.
Participarea este confirmată numai după comunicarea expresă a acceptării înscrierii și îndeplinirea condițiilor specifice programului, inclusiv plata taxei atunci când aceasta este necesară.
Taxe și facturare
Plata taxei de participare
Taxa de participare, termenul de plată și modalitățile acceptate sunt comunicate pentru fiecare curs sau eveniment. Atunci când plata reprezintă o condiție pentru confirmarea înscrierii, locul devine ferm numai după încasarea sumei datorate.
Valoarea taxei de participare
Valoarea taxei este cea publicată în pagina activității sau comunicată prin ofertă, formular de înscriere, contract, factură ori confirmarea transmisă participantului.
Taxa poate varia în funcție de tipul programului, durata acestuia, modalitatea de desfășurare, categoria participantului, perioada înscrierii sau eventualele facilități acordate.
Dacă nu se precizează altfel, taxa se aplică unei singure persoane și unei singure participări la activitatea indicată.
Ce poate include taxa?
În funcție de activitatea aleasă, taxa de participare poate include:
- participarea la curs, seminar, workshop sau eveniment;
- materialele de curs ori suporturile de lucru;
- accesul la platforma online, atunci când este cazul;
- pauze de cafea, masă sau alte servicii indicate expres;
- certificatul, diploma sau adeverința de participare;
- licențe software sau alte beneficii comunicate pentru program;
- alte servicii menționate în pagina ori oferta activității.
Transportul, cazarea și alte cheltuieli personale nu sunt incluse decât dacă acest lucru este menționat în mod expres.
Modalități de plată
Plata se efectuează prin modalitatea comunicată pentru programul respectiv.
- transfer bancar în contul indicat pe factură;
- plată online prin intermediul unei platforme autorizate;
- plată pe baza unei facturi proforme, când aceasta este emisă;
- alte modalități comunicate în mod expres de organizator.
Plata în numerar nu este considerată disponibilă decât atunci când este acceptată și comunicată în mod expres pentru activitatea respectivă.
Etapele plății și confirmării
- Transmiterea datelor de facturare Persoana sau organizația care achită taxa furnizează informațiile necesare emiterii documentelor fiscale.
- Emiterea documentului de plată ARSSM sau partenerul care gestionează programul poate emite factura, factura proformă sau instrucțiunile necesare plății.
- Achitarea taxei Plata trebuie realizată integral și în termenul indicat în documentele ori comunicările aferente înscrierii.
- Identificarea plății Plătitorul trebuie să utilizeze informațiile corecte privind factura, participantul și activitatea pentru care achită suma.
- Confirmarea locului După încasarea și identificarea plății, participarea poate fi confirmată ferm.
Termenul de plată
Taxa trebuie achitată până la data indicată în factură, ofertă, contract, confirmare sau pagina programului.
Dacă nu este stabilit un termen distinct, plata trebuie efectuată înainte de începerea activității și suficient de devreme pentru a putea fi verificată și identificată.
ARSSM poate solicita achitarea imediată a taxei atunci când numărul de locuri este limitat sau data activității este apropiată.
Rezervarea provizorie și neplata
Până la achitarea taxei, locul poate avea caracter provizoriu.
Dacă plata nu este efectuată în termenul comunicat, ARSSM poate anula rezervarea fără alte formalități și poate oferi locul unei alte persoane.
O plată realizată după expirarea termenului nu garantează participarea dacă între timp locurile au fost ocupate sau activitatea nu mai poate accepta participanți suplimentari.
Datele de facturare
Persoana care solicită factura trebuie să furnizeze date corecte, complete și actualizate.
- numele persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice;
- codul numeric personal ori codul fiscal, dacă este necesar;
- numărul de înregistrare la registrul comerțului, unde este cazul;
- adresa sau sediul social;
- adresa de e-mail pentru transmiterea facturii;
- alte informații necesare conform legislației fiscale.
Eventualele corecturi trebuie solicitate imediat după primirea documentului și înainte ca modificarea să devină imposibilă potrivit regulilor fiscale aplicabile.
Plata efectuată de angajator sau de o altă persoană
Taxa poate fi achitată de participant, de angajator sau de o altă persoană fizică ori juridică.
Plătitorul trebuie să indice suficient de clar participantul și activitatea pentru care este efectuată plata. Achitarea taxei de către o altă persoană nu modifică identitatea participantului și nici condițiile aplicabile înscrierii.
Dacă sunt înscriși mai mulți participanți pe aceeași factură, organizația care efectuează înscrierea trebuie să transmită lista corectă și completă a acestora.
Plăți parțiale, avansuri și tranșe
Plata parțială, plata în avans ori plata în tranșe este acceptată numai dacă această posibilitate a fost convenită sau comunicată în mod expres.
În lipsa unei asemenea înțelegeri, taxa trebuie achitată integral. Plata unei sume parțiale nu obligă ARSSM să mențină rezervarea după expirarea termenului stabilit.
Comisioane și diferențe de plată
Eventualele comisioane bancare, costuri de transfer sau taxe percepute de furnizorul utilizat pentru efectuarea plății sunt suportate de plătitor, dacă nu se precizează altfel.
Suma încasată trebuie să acopere integral taxa datorată. În cazul unei diferențe, confirmarea locului poate fi suspendată până la achitarea acesteia.
Dacă este achitată o sumă mai mare decât cea datorată, situația va fi verificată și soluționată pe baza documentelor de plată.
Dovada plății
Atunci când plata a fost efectuată foarte aproape de data activității sau nu poate fi identificată imediat, ARSSM poate solicita transmiterea dovezii de plată.
Transmiterea ordinului de plată nu garantează singură confirmarea locului dacă suma nu a fost încasată, plata nu poate fi identificată sau celelalte condiții ale înscrierii nu sunt îndeplinite.
Programe organizate în parteneriat
Pentru activitățile organizate împreună cu alți furnizori, parteneri sau prin platforme externe, plata poate fi încasată și facturată de entitatea indicată în pagina ori documentația programului.
În această situație se aplică și procedurile de plată, facturare și rambursare comunicate de entitatea respectivă, în măsura în care aceasta gestionează operațiunea financiară.
Plata și confirmarea locului
Emiterea unei facturi sau transmiterea instrucțiunilor de plată nu reprezintă, prin ea însăși, confirmarea definitivă a locului.
Participarea este confirmată după încasarea taxei, verificarea disponibilității și îndeplinirea tuturor condițiilor comunicate pentru activitatea aleasă.
Modificarea participării
Anularea și înlocuirea participantului
Condițiile concrete privind anularea participării, rambursarea sumelor achitate și înlocuirea participantului sunt stabilite pentru fiecare curs sau eveniment și sunt comunicate înainte de confirmarea înscrierii. Prezenta secțiune stabilește procedura generală aplicabilă acestor solicitări.
Anularea de către participant
Participantul sau organizația care a realizat înscrierea poate solicita anularea participării printr-o notificare transmisă în scris, folosind datele de contact comunicate pentru activitatea respectivă.
Solicitarea trebuie să permită identificarea clară a participantului și a programului pentru care se solicită anularea.
- numele și prenumele participantului;
- denumirea cursului sau evenimentului;
- data desfășurării activității;
- datele organizației care a realizat înscrierea, dacă este cazul;
- numărul facturii sau alte date necesare identificării plății;
- solicitarea expresă privind anularea participării.
Momentul înregistrării anulării
Anularea este considerată înregistrată la data la care notificarea scrisă a fost primită prin canalul indicat pentru program și poate fi identificată în mod rezonabil.
Un mesaj incomplet, transmis către o adresă neutilizată pentru înscrieri sau care nu permite identificarea participantului poate necesita clarificări înainte de procesarea solicitării.
Condițiile aplicabile anulării
Termenele, eventualele rețineri și condițiile de rambursare nu sunt identice pentru toate activitățile. Acestea pot varia în funcție de:
- tipul și durata programului;
- data la care este transmisă anularea;
- costurile deja angajate de organizator;
- rezervările privind locația, masa, cazarea sau materialele;
- serviciile sau licențele deja activate pentru participant;
- obligațiile contractuale asumate față de furnizori și parteneri;
- condițiile specifice comunicate înainte de înscriere.
Condițiile aplicabile sunt cele publicate în pagina programului, incluse în ofertă, contract, formularul de înscriere sau confirmarea participării.
Rambursarea sumelor achitate
Eventuala rambursare integrală sau parțială se realizează numai în condițiile comunicate pentru activitatea respectivă și după verificarea situației înscrierii și a plății.
Simpla imposibilitate de participare nu determină automat rambursarea integrală a taxei.
În funcție de condițiile programului, anumite costuri deja suportate sau angajate pot fi reținute, în măsura permisă de lege și comunicată participantului.
Absența fără notificare
Neprezentarea participantului la activitate fără transmiterea unei notificări de anulare nu este echivalentă cu o anulare formulată în termen.
În această situație, dreptul la o eventuală rambursare sau reprogramare va fi analizat exclusiv potrivit condițiilor specifice ale programului.
Imposibilitatea participării din motive personale
Situațiile personale, profesionale, medicale sau logistice care împiedică participarea trebuie comunicate cât mai curând posibil.
ARSSM poate solicita documente justificative atunci când acestea sunt relevante pentru analizarea solicitării, fără ca prezentarea lor să garanteze automat rambursarea taxei sau transferul participării.
Înlocuirea participantului
Atunci când natura programului permite, participantul înscris poate fi înlocuit cu o altă persoană, în condițiile comunicate pentru activitatea respectivă.
Înlocuirea nu reprezintă un drept automat și trebuie aprobată înainte de desfășurarea activității.
- solicitarea este transmisă în scris;
- programul permite înlocuirea participantului;
- noua persoană îndeplinește condițiile de eligibilitate;
- datele necesare sunt transmise complet și la timp;
- documentele de participare pot fi actualizate;
- nu au fost emise documente nominale care nu mai pot fi modificate;
- sunt respectate condițiile specifice ale programului.
Datele noului participant
Pentru procesarea înlocuirii trebuie transmise informațiile necesare identificării și înregistrării noii persoane.
- numele și prenumele complet;
- adresa de e-mail și numărul de telefon;
- funcția sau organizația reprezentată, dacă este relevantă;
- datele necesare emiterii certificatului ori diplomei;
- documentele privind studiile sau calificarea, unde este cazul;
- alte informații solicitate pentru programul respectiv.
Programe cu condiții de eligibilitate
În cazul cursurilor autorizate, programelor cu acces restricționat sau activităților care presupun anumite studii, calificări ori experiență profesională, persoana propusă ca înlocuitor trebuie să îndeplinească toate condițiile aplicabile.
ARSSM poate refuza înlocuirea dacă noul participant nu îndeplinește cerințele programului sau dacă documentele sunt transmise prea târziu pentru a mai putea fi verificate.
Actualizarea documentelor și accesului
Înlocuirea este considerată finalizată numai după actualizarea evidențelor și comunicarea acceptării de către ARSSM sau partenerul care gestionează programul.
Atunci când activitatea presupune acces nominal, materiale personalizate, licențe software, diplome sau alte documente emise pe numele participantului inițial, înlocuirea poate fi limitată sau imposibilă.
Taxa de participare în cazul înlocuirii
Înlocuirea participantului nu determină automat modificarea taxei deja achitate.
Dacă noul participant se încadrează într-o altă categorie tarifară sau sunt necesare costuri suplimentare pentru actualizarea documentelor, accesului ori materialelor, diferențele vor fi comunicate înainte de aprobarea înlocuirii.
Condițiile programului au prioritate
Prezenta politică nu stabilește un termen unic de anulare, un procent standard de rambursare sau un termen general pentru înlocuirea participantului.
Regulile concrete sunt stabilite în funcție de fiecare program și trebuie consultate în pagina activității, ofertă, contract, formularul de înscriere sau confirmarea participării.
Modificarea activității
Reprogramarea sau anularea de către organizator
ARSSM poate modifica data, intervalul orar, locația, modalitatea de desfășurare ori alte elemente organizatorice ale unei activități și, atunci când desfășurarea acesteia nu mai este posibilă, poate decide reprogramarea sau anularea programului.
Reprogramarea activității
O activitate poate fi reprogramată atunci când împrejurările existente nu permit desfășurarea sa în condițiile anunțate inițial, dar organizarea acesteia la o dată ulterioară rămâne posibilă.
Reprogramarea poate presupune modificarea uneia sau mai multora dintre următoarele elemente:
- data sau intervalul orar;
- durata ori succesiunea sesiunilor;
- locația desfășurării;
- modalitatea fizică, online sau hibridă;
- lectorul, moderatorul ori un alt specialist implicat;
- programul orientativ al activității;
- alte elemente logistice necesare desfășurării.
Situații care pot determina reprogramarea
Reprogramarea poate fi decisă, fără ca enumerarea să fie limitativă, în următoarele situații:
- nu este întrunit numărul necesar de participanți;
- lectorul sau un specialist esențial devine indisponibil;
- locația nu mai poate fi utilizată;
- apar probleme tehnice care împiedică desfășurarea online;
- intervin restricții administrative sau organizatorice;
- există riscuri privind siguranța participanților;
- apar situații medicale sau urgențe neprevăzute;
- transportul ori accesul la locație este afectat semnificativ;
- un partener sau furnizor esențial nu își poate executa obligațiile;
- intervin împrejurări independente de voința organizatorului.
Anularea activității
ARSSM poate decide anularea unei activități atunci când desfășurarea acesteia nu mai este posibilă, justificată sau rezonabilă și nu poate fi identificată o soluție adecvată de reprogramare.
Anularea poate interveni înainte de data programată sau, în situații excepționale, după începerea pregătirilor ori chiar în ziua desfășurării, dacă împrejurările o impun.
Numărul insuficient de participanți
Pentru anumite cursuri sau evenimente poate fi necesar un număr minim de participanți pentru a asigura desfășurarea în condiții profesionale și sustenabile.
Dacă numărul minim nu este întrunit, ARSSM poate decide reprogramarea, comasarea cu o altă ediție, schimbarea modalității de desfășurare sau anularea activității.
Înscrierea și plata taxei nu obligă organizatorul să desfășoare activitatea atunci când această condiție nu este îndeplinită.
Înlocuirea lectorului sau a specialistului
Dacă lectorul, moderatorul ori un specialist anunțat nu mai poate participa, ARSSM poate desemna o altă persoană cu pregătire și experiență corespunzătoare.
Înlocuirea unui lector nu reprezintă automat anularea programului, atunci când obiectivele, tematica și nivelul profesional al activității pot fi menținute.
Schimbarea locației sau a modalității de desfășurare
Atunci când este necesar, activitatea poate fi mutată într-o altă locație adecvată sau poate fi transformată din format fizic în format online ori hibrid.
Participanții vor fi informați cu privire la noile condiții și la eventualele instrucțiuni de acces.
Efectele acestei modificări asupra participării și taxei achitate vor fi analizate potrivit condițiilor comunicate pentru programul respectiv.
Informarea participanților
ARSSM va utiliza datele de contact furnizate la înscriere pentru a transmite informațiile privind reprogramarea, anularea sau alte modificări importante.
- e-mail;
- telefon sau mesaj text;
- platforma utilizată pentru înscriere;
- pagina programului;
- alte canale comunicate participanților.
Participantul răspunde pentru corectitudinea datelor sale de contact și pentru verificarea mesajelor transmise în legătură cu activitatea.
Momentul comunicării
Informarea va fi realizată într-un termen rezonabil după luarea deciziei, raportat la natura și urgența situației.
În cazul unor împrejurări neprevăzute apărute foarte aproape de data activității, notificarea poate fi transmisă într-un termen scurt, inclusiv în ziua programată pentru desfășurare.
Opțiuni în cazul reprogramării
În funcție de activitate și de împrejurările concrete, participanților li se poate propune una dintre următoarele soluții:
Opțiuni în cazul anulării definitive
Dacă activitatea este anulată definitiv și nu este oferită o reprogramare acceptabilă, situația sumelor achitate va fi analizată potrivit condițiilor programului și serviciilor deja furnizate.
Participantului i se pot comunica, după caz, transferul la o altă activitate, păstrarea sumei ca disponibil pentru un program ulterior sau rambursarea sumelor eligibile.
Soluția aplicabilă poate diferi în funcție de natura activității, momentul anulării, costurile nerecuperabile și entitatea care a încasat taxa.
Cheltuielile personale ale participantului
Cu excepția situației în care a fost asumată expres o obligație distinctă, ARSSM nu suportă cheltuielile personale efectuate de participant în legătură cu deplasarea, cazarea, transportul, mesele sau alte servicii rezervate separat.
Participanților le este recomandat să efectueze rezervări care permit modificarea sau anularea, în special atunci când acestea sunt realizate cu mult timp înainte de activitate.
Servicii deja furnizate
Dacă înainte de reprogramare sau anulare au fost deja furnizate servicii, materiale, acces la platforme, licențe software ori alte beneficii individuale, acestea vor fi luate în considerare la stabilirea soluției financiare aplicabile.
Valoarea serviciilor deja furnizate poate fi dedusă din suma eligibilă pentru rambursare, dacă această regulă a fost comunicată pentru activitatea respectivă.
Programe organizate în parteneriat
Pentru activitățile organizate împreună cu parteneri sau gestionate prin platforme externe, decizia privind reprogramarea, anularea și soluția financiară poate aparține entității indicate în documentația programului.
ARSSM va comunica informațiile disponibile și va facilita, în limite rezonabile, legătura dintre participant și entitatea care gestionează înscrierea sau plata.
Condițiile concrete sunt comunicate pentru fiecare program
Prezenta politică nu stabilește o singură soluție financiară aplicabilă tuturor situațiilor de reprogramare sau anulare.
Opțiunile oferite și eventualele rambursări sunt stabilite în funcție de natura activității, serviciile deja furnizate, costurile angajate și condițiile specifice comunicate participanților.
Restituirea plăților
Rambursarea sumelor achitate
Rambursarea integrală sau parțială a unei taxe de participare nu se aplică automat și nu este identică pentru toate activitățile. Fiecare solicitare este analizată în raport cu condițiile comunicate pentru programul respectiv, momentul solicitării, serviciile deja furnizate și costurile angajate pentru organizarea participării.
Condițiile aplicabile rambursării
Condițiile privind eligibilitatea pentru rambursare sunt cele comunicate înainte de confirmarea înscrierii, prin pagina activității, formularul de înscriere, ofertă, contract, factură, confirmarea participării sau alte documente specifice programului.
Aceste condiții pot varia în funcție de natura activității și de obligațiile asumate de organizator pentru pregătirea acesteia.
Prezenta politică nu stabilește un procent unic de rambursare și nici un termen general valabil pentru toate cursurile și evenimentele.
Când poate fi analizată o rambursare?
O solicitare de rambursare poate fi analizată, după caz, în situații precum:
- anularea participării în condițiile programului;
- anularea definitivă a activității de către organizator;
- reprogramarea activității, atunci când noua dată nu poate fi acceptată;
- achitarea din eroare a unei sume mai mari decât cea datorată;
- efectuarea unei plăți duble pentru aceeași înscriere;
- imposibilitatea confirmării locului după încasarea plății;
- alte situații prevăzute în condițiile specifice ale activității.
Enumerarea este orientativă și nu garantează automat restituirea integrală sau parțială a unei sume.
Transmiterea solicitării
Solicitarea de rambursare trebuie transmisă în scris, folosind datele de contact indicate pentru activitatea respectivă.
Pentru identificarea și verificarea plății pot fi solicitate:
- numele participantului;
- denumirea și data programului;
- numele sau denumirea plătitorului;
- numărul și data facturii;
- dovada efectuării plății;
- suma achitată;
- motivul solicitării;
- datele bancare necesare restituirii, dacă sunt solicitate;
- alte documente relevante pentru situația analizată.
Etapele analizării solicitării
- Înregistrarea solicitării Cererea este înregistrată după primirea informațiilor necesare identificării participantului și a plății.
- Verificarea înscrierii Sunt analizate confirmarea participării, condițiile programului și documentele comunicate înainte de plată.
- Verificarea serviciilor furnizate Se stabilește dacă au fost deja oferite materiale, acces, licențe, documente sau alte beneficii.
- Stabilirea sumei eligibile Eventuala sumă rambursabilă este determinată potrivit condițiilor aplicabile situației concrete.
- Comunicarea soluției Solicitantul este informat cu privire la acceptarea, acceptarea parțială sau respingerea justificată a cererii.
- Procesarea restituirii Dacă rambursarea este aprobată, aceasta este procesată conform regulilor financiar-contabile aplicabile.
Servicii și beneficii deja furnizate
La stabilirea sumei eligibile pentru restituire pot fi luate în considerare serviciile și beneficiile deja furnizate participantului.
- accesul la platforme sau sesiuni online;
- materialele de curs transmise ori descărcate;
- licențele software activate sau generate nominal;
- documentele, diplomele ori certificatele deja pregătite;
- serviciile de evaluare sau verificare deja realizate;
- mesele, cazarea ori alte servicii rezervate nominal;
- alte beneficii individuale deja acordate.
Valoarea unor asemenea servicii poate fi dedusă din suma rambursabilă atunci când această regulă este prevăzută sau rezultă din condițiile aplicabile programului.
Costuri angajate pentru organizare
Pentru pregătirea unui curs sau eveniment pot fi angajate înainte de desfășurare costuri privind locația, lectorii, furnizorii, materialele, masa, cazarea, licențele, serviciile tehnice sau alte elemente organizatorice.
În măsura în care asemenea costuri sunt nerecuperabile și condițiile programului permit acest lucru, ele pot influența suma eligibilă pentru restituire.
Orice reținere va fi analizată în raport cu documentele aplicabile și cu situația concretă a înscrierii.
Modalitatea de rambursare
Restituirea se realizează, de regulă, printr-o metodă compatibilă cu modalitatea inițială de plată și cu procedurile financiar-contabile ale entității care a încasat taxa.
Rambursarea poate fi efectuată prin transfer bancar în contul titularului plății sau prin intermediul procesatorului de plată utilizat inițial.
ARSSM poate solicita confirmarea datelor bancare și a titularului contului înainte de procesarea restituirii.
Plata efectuată de angajator sau de o altă organizație
Dacă taxa a fost achitată de un angajator, o societate sau o altă persoană juridică, rambursarea se efectuează, de regulă, către entitatea care figurează ca plătitor și beneficiar al documentelor fiscale.
Participantul nu poate solicita restituirea direct în contul său personal fără acordul sau documentele necesare din partea plătitorului.
Eventualele modificări ale beneficiarului rambursării trebuie justificate și acceptate înainte de procesarea plății.
Plata efectuată de o altă persoană fizică
Atunci când plata a fost realizată de o altă persoană fizică decât participantul, restituirea va fi efectuată către plătitor sau către o altă persoană numai în baza informațiilor și documentelor necesare verificării.
ARSSM poate solicita acordul expres al plătitorului pentru evitarea restituirii către o persoană neîndreptățită.
Termenul de procesare
Rambursarea este procesată într-un termen rezonabil după aprobarea solicitării și primirea tuturor datelor necesare.
Durata efectivă poate depinde de verificările financiar-contabile, emiterea documentelor de corecție, procedurile bancare, regulile procesatorului de plată sau de entitatea care a încasat suma.
Data inițierii rambursării nu este întotdeauna identică cu data la care suma devine vizibilă în contul beneficiarului.
Documentele financiar-contabile
Atunci când rambursarea necesită corectarea unei facturi ori emiterea unor documente financiar-contabile, restituirea va fi realizată numai după îndeplinirea procedurilor aplicabile.
Solicitantul trebuie să furnizeze informațiile necesare și, dacă este cazul, să confirme primirea sau acceptarea documentelor de corecție.
Comisioane și costuri de procesare
Eventualele comisioane bancare sau costuri reținute de procesatorii de plată vor fi tratate potrivit condițiilor programului și serviciului de plată utilizat.
Dacă o sumă nu poate fi restituită integral din cauza unor costuri externe nerecuperabile, situația va fi comunicată solicitantului înainte sau odată cu procesarea rambursării.
Transferul sumei către o altă activitate
În locul unei rambursări, participanților li se poate propune, atunci când este posibil, transferarea sumei achitate către o altă ediție sau către o altă activitate.
Transferul se realizează numai cu acordul părților și în condițiile comunicate pentru programul ales.
Dacă noua activitate are o taxă diferită, diferența va fi achitată sau regularizată potrivit soluției convenite.
Plăți gestionate prin parteneri
Dacă taxa a fost încasată de un partener, o platformă externă sau o altă entitate, solicitarea de rambursare poate fi procesată de entitatea respectivă.
În această situație se aplică și procedurile financiar-contabile și tehnice ale entității care a încasat plata.
ARSSM va comunica datele disponibile și va indica, atunci când este necesar, canalul prin care trebuie transmisă solicitarea.
Respingerea unei solicitări
O solicitare poate fi respinsă atunci când condițiile specifice ale programului nu prevăd rambursarea în situația respectivă, serviciile au fost deja furnizate integral ori cererea nu poate fi susținută prin informațiile și documentele necesare.
Respingerea unei solicitări nu împiedică analizarea unei soluții alternative, precum transferul participării, atunci când aceasta este posibilă și acceptată de părți.
Nu există o regulă unică pentru toate programele
Prezenta politică descrie procedura generală de analizare și procesare a rambursărilor, fără să stabilească un procent sau un termen unic aplicabil tuturor activităților.
Condițiile concrete ale programului au prioritate și trebuie consultate înainte de confirmarea înscrierii și efectuarea plății.
Evenimente independente de voința părților
Forță majoră și împrejurări excepționale
Desfășurarea unui curs sau eveniment poate fi afectată de situații neprevăzute, inevitabile ori aflate în afara controlului rezonabil al organizatorului. În astfel de cazuri, ARSSM poate adapta, suspenda, reprograma sau anula activitatea, în funcție de natura și efectele împrejurării intervenite.
Ce reprezintă forța majoră?
Forța majoră reprezintă un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, care împiedică total sau parțial executarea obligațiilor asumate.
Caracterul de forță majoră se analizează în raport cu legislația aplicabilă, circumstanțele concrete și efectul real produs asupra posibilității de organizare sau participare.
Simpla dificultate, creșterea costurilor sau apariția unui inconvenient nu reprezintă automat un caz de forță majoră.
Împrejurări excepționale
Chiar dacă o situație nu îndeplinește toate condițiile juridice ale forței majore, aceasta poate reprezenta o împrejurare excepțională care afectează semnificativ desfășurarea activității.
În această categorie pot intra situații neprevăzute, urgente sau independente de voința rezonabilă a organizatorului, care fac desfășurarea programului imposibilă, nesigură ori neadecvată.
Exemple de situații care pot afecta activitatea
În funcție de circumstanțe, asemenea situații pot include, fără ca enumerarea să fie limitativă:
- cutremure, inundații, incendii sau alte calamități;
- fenomene meteorologice severe;
- epidemii, pandemii sau urgențe de sănătate publică;
- război, conflict armat, acte de terorism sau amenințări grave;
- tulburări sociale, greve ori blocaje majore;
- restricții sau măsuri impuse de autorități;
- închiderea ori indisponibilitatea forțată a locației;
- întreruperi majore ale energiei, comunicațiilor sau internetului;
- defecțiuni tehnice extinse care nu pot fi remediate la timp;
- accidente, urgențe medicale ori situații privind siguranța;
- imposibilitatea transportului sau accesului la locație;
- orice alt eveniment comparabil aflat în afara controlului rezonabil.
Măsurile care pot fi adoptate
În funcție de natura evenimentului și de posibilitățile existente, ARSSM poate adopta una sau mai multe măsuri pentru limitarea efectelor produse.
- Adaptarea programului Pot fi modificate intervalul orar, structura sesiunilor, locația ori anumite elemente logistice.
- Schimbarea formatului Activitatea poate fi mutată din format fizic în format online sau hibrid, dacă obiectivele programului permit această soluție.
- Suspendarea temporară Desfășurarea poate fi întreruptă până la încetarea situației care împiedică executarea normală.
- Reprogramarea activității Programul poate fi mutat la o dată ulterioară, comunicată participanților.
- Transferul participării Participantului i se poate propune transferul către o altă ediție sau către o activitate alternativă.
- Anularea definitivă Dacă desfășurarea nu mai este posibilă într-un termen rezonabil, activitatea poate fi anulată.
Informarea participanților
ARSSM va informa participanții într-un termen rezonabil după constatarea situației și stabilirea măsurilor care pot fi adoptate.
Informarea poate fi transmisă prin e-mail, telefon, mesaj text, platforma de înscriere, pagina programului sau alte canale disponibile.
În situațiile apărute brusc, notificarea poate fi transmisă foarte aproape de data activității sau chiar în ziua desfășurării.
Obligațiile participantului
Participantul trebuie să furnizeze date de contact corecte și să verifice mesajele transmise în legătură cu programul ales.
După comunicarea unei reprogramări sau soluții alternative, participantul trebuie să transmită opțiunea sa în termenul indicat, dacă un asemenea termen este stabilit.
Lipsa unui răspuns poate conduce la păstrarea înscrierii pentru noua dată sau la aplicarea soluției comunicate pentru programul respectiv.
Limitarea răspunderii
ARSSM nu răspunde pentru neexecutarea, executarea cu întârziere ori modificarea obligațiilor atunci când acestea sunt determinate de un eveniment aflat în afara controlului său rezonabil.
Această limitare se aplică numai în măsura permisă de lege și numai pentru efectele produse direct de împrejurarea respectivă.
ARSSM va depune eforturi rezonabile pentru limitarea consecințelor și identificarea unei soluții adecvate pentru participanți.
Cheltuielile personale ale participantului
În lipsa unei obligații asumate expres, ARSSM nu răspunde pentru costurile suportate separat de participant privind transportul, cazarea, masa, parcarea, biletele sau alte servicii contractate cu terți.
Participanților le este recomandat să utilizeze rezervări flexibile, care permit modificarea sau anularea, în special pentru activitățile organizate la o dată viitoare.
Situația taxei achitate
Intervenția unui caz de forță majoră sau a unei împrejurări excepționale nu determină automat rambursarea integrală a taxei.
Soluția financiară se stabilește în funcție de:
- măsura adoptată pentru activitatea respectivă;
- posibilitatea reprogramării;
- acceptarea unei ediții sau activități alternative;
- serviciile și beneficiile deja furnizate;
- costurile angajate și nerecuperabile;
- condițiile specifice comunicate pentru program;
- entitatea care a încasat taxa;
- prevederile legale obligatorii aplicabile.
Servicii deja furnizate
Dacă înainte de suspendarea, reprogramarea sau anularea activității au fost deja furnizate materiale, acces la platforme, licențe, sesiuni, documente sau alte beneficii, acestea pot fi luate în considerare la stabilirea soluției aplicabile.
Valoarea serviciilor deja executate poate influența suma eligibilă pentru restituire, în condițiile comunicate pentru program și în limitele permise de lege.
Imposibilitatea temporară
Dacă evenimentul afectează activitatea numai pentru o perioadă limitată, obligațiile pot fi suspendate până la încetarea efectelor situației respective.
După reluarea condițiilor normale, ARSSM poate comunica noua dată, noul format sau alte măsuri necesare continuării programului.
Imposibilitatea definitivă
Dacă situația împiedică definitiv desfășurarea activității și nu poate fi identificată o alternativă rezonabilă, programul poate fi anulat.
În acest caz, participanților li se va comunica soluția privind transferul, disponibilul pentru o altă activitate sau eventuala rambursare, în funcție de condițiile aplicabile.
Furnizori, locații și platforme externe
Desfășurarea activității poate depinde de locații, platforme digitale, furnizori tehnici, servicii de transport, catering, cazare sau alți parteneri independenți.
Dacă un asemenea furnizor este afectat de forță majoră ori de o împrejurare excepțională, ARSSM poate modifica programul în funcție de soluțiile disponibile și de condițiile contractuale aplicabile.
Programe organizate în parteneriat
Pentru activitățile organizate împreună cu alte entități, măsurile adoptate pot depinde și de deciziile, regulile sau obligațiile partenerului care gestionează programul, locația ori plata.
Participanților li se vor comunica informațiile relevante și canalul prin care pot transmite eventualele solicitări.
Fiecare situație este analizată individual
Prezenta politică nu poate anticipa toate evenimentele care pot afecta desfășurarea unei activități și nu stabilește o soluție unică pentru toate cazurile.
Măsurile organizatorice și financiare se stabilesc în funcție de natura evenimentului, efectele produse, posibilitatea continuării programului, serviciile deja furnizate și condițiile specifice comunicate participanților.
Programe gestionate de alte entități
Programe organizate prin parteneri și platforme externe
Unele programe profesionale prezentate sau promovate de ARSSM sunt organizate ori administrate împreună cu platforme și entități partenere. Responsabilitățile privind înscrierea, plata, facturarea, anularea și rambursarea sunt stabilite în funcție de organizatorul fiecărui program.
Pagina programului, formularul de înscriere, oferta, invitația sau confirmarea transmisă participantului vor indica entitatea care administrează efectiv programul și relația contractuală aferentă.
Înscrierea și confirmarea locului
În funcție de program, procesul de înscriere poate fi gestionat de ARSSM, EventInfo, CongressSSM sau de un alt partener ori organizator indicat în pagina de prezentare.
- Formularul de înscriere este transmis entității indicate pentru programul respectiv.
- Confirmarea locului este efectuată de entitatea care administrează înscrierile.
- Transmiterea formularului nu garantează automat rezervarea locului în lipsa unei confirmări explicite.
Facturarea și încasarea taxei
Factura fiscală este emisă de entitatea care furnizează sau administrează programul și care încasează taxa de participare.
- Plata se efectuează exclusiv în contul și în condițiile comunicate de entitatea emitentă a facturii.
- Datele de facturare trebuie transmise corect înainte de emiterea documentului fiscal.
- ARSSM nu răspunde pentru facturi sau plăți gestionate direct de un alt organizator.
Anulări și solicitări de rambursare
Solicitările privind anularea înscrierii, modificarea participării, înlocuirea participantului sau rambursarea unei taxe trebuie transmise entității care administrează programul și a încasat plata.
- analizarea solicitării și a documentelor transmise;
- aplicarea condițiilor de anulare și rambursare;
- comunicarea aprobării, respingerii sau a soluției propuse;
- efectuarea rambursării, atunci când aceasta este datorată.
Rolul ARSSM în activitățile promovate
În anumite situații, ARSSM poate avea exclusiv rolul de partener instituțional, partener profesional, susținător sau canal de promovare al activității.
Atunci când ARSSM nu gestionează înscrierile, plățile și relația contractuală cu participanții, responsabilitatea pentru rezervarea locurilor, facturare, încasare, anulări și rambursări aparține organizatorului indicat pentru program.
Termenii aplicabili și ordinea documentelor
Pentru programele gestionate prin platforme sau entități partenere se pot aplica atât prezenta Politică de rezervare și anulare, cât și termenii specifici ai organizatorului care administrează efectiv programul.
- Condițiile specifice comunicate pentru program au prioritate pentru aspectele reglementate expres de acestea.
- Termenii organizatorului care gestionează înscrierea, plata și desfășurarea programului se aplică relației contractuale cu participantul.
- Prezenta politică se aplică în completare, pentru aspectele care nu sunt reglementate diferit prin documentele specifice programului.
- Toate documentele se interpretează și se aplică cu respectarea legislației în vigoare.
Înainte de transmiterea formularului sau efectuarea unei plăți, participantul trebuie să verifice organizatorul programului, entitatea care confirmă locul, emitentul facturii și datele de contact la care pot fi transmise solicitările ulterioare.
Clarificări și informații suplimentare
Contact și ultima actualizare
Pentru întrebări privind înscrierea, rezervarea unui loc, anularea participării sau aplicarea acestei politici, solicitarea trebuie transmisă entității care gestionează efectiv programul.
Contactați entitatea care administrează programul
Pentru soluționarea rapidă a unei solicitări, vă rugăm să utilizați datele de contact indicate în pagina programului, formularul de înscriere, confirmarea participării, ofertă sau factura fiscală.
- menționați denumirea programului;
- indicați numele participantului și, după caz, societatea înscrisă;
- precizați data programului și natura solicitării;
- atașați documentele relevante, precum confirmarea, factura sau dovada plății;
- pentru anulări și rambursări, respectați termenele prevăzute în politica aplicabilă programului.
Actualizarea politicii
ARSSM poate modifica sau completa prezenta Politică de rezervare și anulare pentru a reflecta schimbări legislative, administrative, contractuale sau operaționale.
Versiunea aplicabilă este cea publicată pe site la data transmiterii înscrierii, cu excepția situațiilor în care pentru program au fost comunicate condiții specifice distincte.
Notă: Prezenta politică trebuie citită împreună cu informațiile și condițiile specifice publicate pentru fiecare program, cu termenii entității care gestionează efectiv înscrierea și plata, precum și cu celelalte documente juridice aplicabile disponibile pe site.