Confidențialitate • Protecția datelor • GDPR
Politica de confidențialitate
Respectarea confidențialității și protecția datelor cu caracter personal reprezintă un angajament permanent al Asociației Române pentru Securitate și Sănătate în Muncă (ARSSM) . Această politică explică modul în care colectăm, utilizăm și protejăm datele personale prelucrate prin intermediul site-ului, al formularelor și al serviciilor oferite de ARSSM.
Cadrul general al prelucrării
Operatorul datelor cu caracter personal
ARSSM respectă dreptul la viață privată și la protecția datelor personale ale tuturor persoanelor care interacționează cu organizația.
Domeniul de aplicare
Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal prelucrate în cadrul activităților ARSSM.
Politica se aplică datelor personale obținute prin intermediul:
- site-ului ARSSM;
- formularelor de contact și înscriere;
- evenimentelor, cursurilor și serviciilor oferite de ARSSM;
- comunicărilor prin e-mail, telefon sau alte mijloace electronice.
Identitatea operatorului
Operatorul responsabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:
Prelucrarea datelor este realizată cu respectarea cadrului legal aplicabil și a principiilor privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește utilizarea datelor lor personale.
- Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date;
- legislația națională aplicabilă în domeniul protecției datelor;
- principiile legalității, echității, transparenței, confidențialității și securității informațiilor.
Categorii de informații
Ce date cu caracter personal colectăm
În funcție de modul în care interacționați cu ARSSM, putem colecta diferite categorii de date cu caracter personal, exclusiv în măsura necesară pentru furnizarea serviciilor, organizarea activităților și îndeplinirea obligațiilor legale.
Date de identificare
- nume și prenume;
- denumirea organizației sau societății reprezentate;
- funcția sau calitatea profesională;
- date de facturare, atunci când acestea sunt necesare;
- alte informații de identificare furnizate voluntar prin formularele ARSSM.
Date de contact
- adresa de e-mail;
- numărul de telefon;
- adresa de corespondență, atunci când este necesară;
- datele comunicate prin mesaje, solicitări sau formulare de contact.
Date privind participarea
- înscrieri la cursuri, workshopuri, seminare, conferințe sau alte activități;
- informații privind participarea la evenimente;
- date necesare emiterii documentelor aferente;
- opțiuni sau preferințe comunicate în procesul de înscriere;
- istoricul comunicărilor referitoare la participare.
Date privind comunicarea
- conținutul solicitărilor transmise către ARSSM;
- răspunsurile și corespondența purtată prin e-mail;
- informații comunicate telefonic sau prin formulare;
- opțiunea privind primirea informărilor și comunicărilor, atunci când este exprimată.
Date tehnice și informații privind utilizarea site-ului
- adresa IP;
- tipul și versiunea browserului;
- sistemul de operare;
- tipul dispozitivului utilizat;
- paginile accesate;
- data și ora accesării;
- durata vizitei;
- informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, conform setărilor aplicabile.
Utilizarea informațiilor
Scopurile prelucrării datelor
Datele cu caracter personal sunt utilizate numai în scopuri determinate, explicite și legitime, în legătură directă cu activitățile, serviciile și obligațiile Asociației Române pentru Securitate și Sănătate în Muncă.
Gestionarea solicitărilor și comunicarea
Prelucrăm datele pentru a răspunde mesajelor, întrebărilor, cererilor de informații și solicitărilor transmise prin site, e-mail, telefon sau alte canale de comunicare.
Organizarea cursurilor și evenimentelor
Datele sunt utilizate pentru înregistrarea participanților, confirmarea înscrierilor, transmiterea informațiilor organizatorice și gestionarea participării la cursuri, workshopuri, seminare, conferințe și alte activități ARSSM.
Furnizarea serviciilor solicitate
Prelucrăm informațiile necesare pentru desfășurarea relației cu beneficiarii, participanții, membrii, colaboratorii și alte persoane interesate de activitățile sau serviciile ARSSM.
Emiterea documentelor și facturarea
Atunci când este necesar, datele sunt prelucrate pentru întocmirea documentelor contractuale, fiscale, contabile, administrative sau a documentelor aferente participării la activitățile organizate.
Transmiterea informărilor
Putem utiliza datele de contact pentru transmiterea comunicărilor referitoare la activități, programe, cursuri, evenimente, resurse sau noutăți ARSSM, în baza consimțământului exprimat ori a unui alt temei legal aplicabil.
Îndeplinirea obligațiilor legale
Datele pot fi prelucrate pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile, administrative, de arhivare sau a altor obligații prevăzute de legislația aplicabilă.
Protejarea drepturilor și intereselor legitime
Informațiile pot fi utilizate pentru prevenirea utilizării necorespunzătoare a serviciilor, protejarea site-ului, apărarea drepturilor ARSSM și soluționarea eventualelor litigii sau reclamații.
Funcționarea și îmbunătățirea site-ului
Datele tehnice pot fi utilizate pentru administrarea, securizarea, analizarea și îmbunătățirea funcționării site-ului, precum și pentru înțelegerea modului în care acesta este utilizat.
Accesul la informații
Cui pot fi transmise datele dumneavoastră
ARSSM nu vinde, nu închiriază și nu divulgă datele cu caracter personal în scopuri comerciale. Datele pot fi transmise numai atunci când acest lucru este necesar pentru desfășurarea activităților, furnizarea serviciilor sau respectarea obligațiilor legale.
Furnizori de servicii tehnice
Datele pot fi accesate, în limita atribuțiilor lor, de furnizorii care asigură servicii de găzduire web, mentenanță, securitate informatică, administrare tehnică, e-mail sau alte servicii necesare funcționării site-ului și infrastructurii ARSSM.
Furnizori administrativi și profesionali
Atunci când este necesar, datele pot fi comunicate furnizorilor de servicii contabile, fiscale, juridice, de arhivare, curierat, procesare a plăților sau altor furnizori implicați în executarea obligațiilor contractuale și legale.
Parteneri implicați în activități
Pentru organizarea unor cursuri, conferințe, workshopuri, proiecte sau alte activități, anumite date pot fi transmise partenerilor implicați direct, numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru gestionarea participării și furnizarea serviciilor aferente.
Autorități și instituții publice
Datele pot fi comunicate autorităților publice, instanțelor, organelor de control sau altor instituții competente atunci când divulgarea este impusă prin lege, necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru apărarea unui drept legitim.
Persoane autorizate din cadrul ARSSM
Accesul la date este acordat exclusiv persoanelor care au nevoie de aceste informații pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale, organizarea activităților, gestionarea solicitărilor sau administrarea relației cu participanții și colaboratorii.
Alți destinatari prevăzuți de lege
În situații justificate, datele pot fi comunicate și altor destinatari, dacă există un temei legal valabil, o obligație juridică, consimțământul persoanei vizate sau necesitatea protejării drepturilor și intereselor legitime ale ARSSM.
Păstrarea informațiilor
Perioada de stocare a datelor
Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale și pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale ARSSM.
Solicitări și corespondență
Datele transmise prin formularele de contact, e-mail, telefon sau alte mijloace de comunicare sunt păstrate pe perioada necesară soluționării solicitării și, ulterior, pentru o perioadă justificată de natura comunicării și de eventualele obligații legale sau interese legitime aplicabile.
Înscrieri la cursuri și evenimente
Informațiile privind înscrierea și participarea la cursuri, workshopuri, seminare, conferințe sau alte activități sunt păstrate pe durata organizării și desfășurării acestora.
După finalizarea activității, anumite date pot fi păstrate în continuare atunci când sunt necesare pentru evidențe, documentație, certificare, raportare, soluționarea solicitărilor sau respectarea obligațiilor legale.
Documente contractuale, fiscale și contabile
Datele incluse în contracte, facturi, documente de plată, evidențe contabile și alte documente justificative sunt păstrate pe perioadele prevăzute de legislația fiscală, contabilă, financiară și de arhivare aplicabilă.
Comunicări și informări
Datele utilizate pentru transmiterea informărilor sunt păstrate până la retragerea consimțământului, exprimarea opoziției, dezabonare sau până la încetarea scopului pentru care au fost colectate, după caz.
Date tehnice și de securitate
Jurnalele tehnice, datele privind accesarea site-ului și informațiile necesare securității sistemelor sunt păstrate pentru perioade limitate, stabilite în funcție de scopul prelucrării, necesitatea prevenirii incidentelor și cerințele tehnice aplicabile.
Apărarea drepturilor și soluționarea litigiilor
În cazul unor reclamații, litigii, controale sau proceduri administrative, datele relevante pot fi păstrate pe durata necesară soluționării situației și până la expirarea termenelor legale aplicabile.
Ștergerea sau anonimizarea datelor
La expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile prevăzute de lege. Atunci când ștergerea imediată nu este posibilă din cauza unei obligații legale, accesul la date este limitat la scopurile care justifică păstrarea lor.
Control asupra datelor personale
Drepturile dumneavoastră
În condițiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, beneficiați de o serie de drepturi privind datele cu caracter personal prelucrate de ARSSM. Exercitarea acestor drepturi este gratuită, cu excepția situațiilor în care solicitările sunt vădit nefondate sau excesive.
Dreptul la informare
Aveți dreptul să primiți informații clare, transparente și ușor de înțeles privind modul în care sunt colectate și utilizate datele dumneavoastră personale.
Dreptul de acces
Aveți dreptul să solicitați confirmarea faptului că ARSSM prelucrează sau nu date care vă privesc și, atunci când acestea sunt prelucrate, să obțineți acces la date și la informațiile referitoare la utilizarea lor.
Dreptul la rectificare
Puteți solicita corectarea datelor personale inexacte și completarea informațiilor incomplete, ținând cont de scopurile pentru care acestea sunt prelucrate.
Dreptul la ștergerea datelor
În situațiile prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor personale, de exemplu atunci când acestea nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate sau când consimțământul a fost retras.
Dreptul la restricționarea prelucrării
Puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în anumite situații, inclusiv atunci când contestați exactitatea informațiilor sau legalitatea prelucrării.
Dreptul la portabilitatea datelor
Atunci când sunt îndeplinite condițiile legale, puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita transmiterea acestora către un alt operator.
Dreptul la opoziție
Vă puteți opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării întemeiate pe interesul legitim al ARSSM. Vă puteți opune în orice moment utilizării datelor în scop de marketing direct.
Retragerea consimțământului
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea acordului.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate
Aveți dreptul, în condițiile prevăzute de lege, de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. ARSSM nu utilizează în mod obișnuit astfel de procese decizionale automate.
Dreptul de a depune o plângere
În cazul în care considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră nu respectă legislația aplicabilă, aveți dreptul să vă adresați Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente, fără a fi afectate celelalte căi administrative sau judiciare de atac disponibile.
Documentarea activităților ARSSM
Fotografii și materiale video realizate la evenimente
În cadrul cursurilor, workshopurilor, seminarelor, conferințelor, congreselor și al altor activități organizate de ARSSM pot fi realizate fotografii, înregistrări audio-video și alte materiale vizuale pentru documentarea și comunicarea activităților organizației.
Informarea participanților
Participanții vor fi informați, prin pagina evenimentului, formularul de înscriere, mesajele organizatorice, materialele evenimentului sau afișele existente la locație, despre posibilitatea realizării de fotografii și înregistrări video.
Prin participarea la un eveniment în cadrul căruia această informare a fost realizată, participanții iau cunoștință de faptul că pot apărea incidental în imagini de ansamblu, fotografii de grup sau înregistrări care surprind desfășurarea activității.
Imagini de ansamblu
ARSSM poate realiza și utiliza imagini generale ale sălii, publicului, grupurilor de participanți, lectorilor, invitaților, expozanților și activităților desfășurate în cadrul evenimentelor.
Aceste imagini urmăresc prezentarea caracterului profesional și a atmosferei generale a activității, fără focalizarea nejustificată asupra unei anumite persoane.
Portrete și interviuri
Pentru fotografii individuale, portrete, interviuri, testimoniale sau alte materiale în care o persoană reprezintă subiectul principal, ARSSM poate solicita acordul persoanei respective, în funcție de natura și scopul utilizării materialului.
Scopul utilizării materialelor
Fotografiile și înregistrările pot fi utilizate pentru documentarea evenimentelor, informarea comunității profesionale, prezentarea activității ARSSM și promovarea programelor sau inițiativelor organizației.
Canalele de publicare
Materialele pot fi publicate pe site-urile administrate de ARSSM, în publicații, rapoarte, prezentări, newslettere, materiale informative, comunicate, galerii foto și pe canalele oficiale de social media ale organizației.
Principiile respectate la utilizarea imaginilor
- informarea prealabilă a participanților;
- utilizarea materialelor în legătură cu activitatea ARSSM;
- respectarea demnității și reputației persoanelor;
- evitarea publicării imaginilor în contexte denaturate;
- limitarea utilizării la scopurile comunicate;
- protejarea persoanelor aflate în situații vulnerabile;
- analizarea solicitărilor de opoziție sau retragere;
- restricționarea accesului la materialele nepublicate.
Opoziția față de utilizarea imaginii
Persoanele care, din motive întemeiate legate de situația lor particulară, nu doresc să apară în fotografii sau înregistrări sunt rugate să informeze organizatorii înaintea începerii evenimentului sau, după caz, fotograful ori reprezentantul ARSSM prezent la locație.
De asemenea, o persoană poate transmite ulterior o solicitare motivată privind încetarea utilizării unei imagini în care este identificabilă. Solicitarea trebuie să indice motivele concrete ale opoziției și, pe cât posibil, evenimentul, data, pagina, publicația sau materialul în care apare imaginea.
ARSSM va analiza fiecare solicitare în raport cu situația particulară invocată, scopul și contextul utilizării materialului, interesul legitim al organizației, drepturile celorlalte persoane implicate și posibilitățile tehnice de retragere sau eliminare a imaginii.
Opoziția nu determină automat eliminarea materialului. ARSSM poate continua utilizarea acestuia atunci când demonstrează existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau atunci când utilizarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.
Solicitări și informații
Contact privind protecția datelor
Pentru întrebări referitoare la prezenta politică, la modul în care ARSSM prelucrează datele dumneavoastră sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, ne puteți transmite o solicitare scrisă.
Ce trebuie să conțină solicitarea
Pentru a putea identifica și soluționa corect cererea, vă rugăm să includeți informații suficiente privind solicitarea formulată.
- numele și datele necesare identificării solicitantului;
- dreptul pe care doriți să îl exercitați;
- descrierea clară a datelor sau situației vizate;
- informații care permit identificarea unui eveniment, formular, mesaj, fotografie sau material, după caz;
- adresa la care doriți să primiți răspunsul.